中國古代官文即中國上古到清代末年各歷史時期使用的文書。其發(fā)展過程大體可分三個階段：戰(zhàn)國以前屬于前期，秦代到南北朝為中期，隋、唐到清代為后期。前期的文書比較簡單，中期的各種文書逐漸形成專用的文種名稱，各文種也開始有了特定的程式。后期通用文種的載體都已使用紙張，文書處理程序更加嚴密，各文種的程式也日臻成熟。
      秦代以前沒有專門的文種名稱，統(tǒng)稱為書，通常用文書載體的名稱來區(qū)別它們的重要程度。春秋戰(zhàn)國時期文書開始有了按使用目的加上的籠統(tǒng)稱謂：刑法典稱刑書；結(jié)盟文書稱為盟書或載書；君王發(fā)布命令的文書稱為命書；上級官員告誡屬下的文書稱為語書，等等。秦代開始制定按不同文件責(zé)任者的身份等級和行文目的使用文書的專名，使文書區(qū)分為許多不同的種類，稱為文種。秦、漢以后形成的許多文種，可以概括為三大類：一是皇帝使用的各文種，稱為詔令文書；二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。從唐代開始，國家對文種的名稱有了明確的規(guī)定，以后宋、元、明、清各代也都有新的規(guī)定。清代規(guī)定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕，是沿用明代文種；經(jīng)常使用處理政務(wù)、告誡臣僚的文書稱為諭旨，是新增的文種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為發(fā)布詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制，使用奏本和題本，康熙年間又新增一種稱為奏折，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有札付、帖、照會、故牒等文種，上行文有咨呈、呈狀、申狀、牒呈、牒上等文種，平行文有咨、關(guān)、牒等文種。清代基本上沿襲明制，并且把明代下行文經(jīng)常使用的牌文定為法定文種，中葉以后又增添程式比較簡便的札文作為下行文種之一，把明代上行文使用的呈狀簡稱為呈，把申狀分為評文和驗文二種。到了清代，奏折也成為了官文的一種重要形式。
       印章是古代文書的重要組成部分，文件責(zé)任者在文書的某個部位鈐蓋印章，作為文件生效的標志。印章原稱為?或作璽。文書鈐蓋印章，見于記載最早的是公元前6世紀春秋時期中葉，當時稱為璽書。秦代規(guī)定璽作為皇帝印章的專稱，用玉刻制。漢承秦制，皇帝、諸侯王、皇太后的印章稱為璽，其余官員的印章稱為印，或稱為章。印章的字體秦代開始用小篆，以后歷代官印都用小篆。文書蓋印是文件生效的標志，所以一般詔令文書、奏疏和官府往來文書都蓋有文件責(zé)任者的印章。
      我國古代供傳遞官傳遞官文的地方叫驛站 驛站,是國家出現(xiàn)以后,政府專門為傳遞公文和軍情所設(shè)置的通信機構(gòu),至今已有4000年歷史,其建設(shè)和營運費用是國家財政的重要支出。早期的公文和軍情,主要依靠人力步遞,故在春秋時期,人們把邊境內(nèi)外傳遞文書的機構(gòu)叫做“郵”。郵距為25公里,是一個成年人當天能往返的距離。在淮安，當時最為著名的便是淮陰驛，位置即在淮安城西門運河對岸。
      如在本檢索系統(tǒng)中，就存有清代淮安府有關(guān)科舉考試和興辦學(xué)堂的情形官文。乾隆五十四年（1789）的小金榜記載，淮安府山陽縣人汪廷珍當年殿試考試名列第二，榮登金榜當上榜眼，汪廷珍后來當上了道光皇帝的授業(yè)老師。檔案中還有道光朝淮安府舉行科試考選秀才的情形，以及同治朝在江蘇當巡撫的李鴻章為淮安府的阜寧縣增加縣學(xué)名額的奏折。光緒朝檔案記載，晚清時期隨著列強勢力的入侵，淮安一帶陸續(xù)出現(xiàn)了不少天主堂、耶穌堂，漕運總督松椿、淮安知府張慶勛等人都曾詳細奏報教堂的分布和管理情況。宣統(tǒng)三年（1911）兩江總督張人俊奏報，淮安府中學(xué)堂甲班畢業(yè)生41名、初級師范畢業(yè)生12名，分別予以獎勵安排，一定程度上反映了清朝末年淮安興辦學(xué)堂的教育概況。涉淮明清官文的留存，給如今研究淮安明清時期政治、經(jīng)濟的發(fā)展，起到了不可磨滅的作用。